○留寿都村住民基本台帳ネットワークシステム本人確認情報管理要領
令和元年９月26日訓令第18号
留寿都村住民基本台帳ネットワークシステム本人確認情報管理要領
（目的）
第１条 この訓令は、留寿都村住民基本台帳ネットワークシステム管理運営規程（令和元年留寿都村訓令第15号。以下「規程」という。）第20条第２項の規定に基づき、住民基本台帳ネットワークシステム（以下「住基ネット」という。）の情報資産（規程第２条第５号に規定する情報資産をいう。）のうち、本人確認情報（規程第２条第６号に規定する本人確認情報、当該本人確認情報が記録されたサーバに係る帳票及び個人番号カード等をいう。以下同じ。）の管理方法を定めることを目的とする。
（本人確認情報管理責任者）
第２条 本人確認情報の適切な管理を行うため、本人確認情報管理責任者（以下「管理責任者」という。）を置く。
２ 管理責任者は、住民福祉課長をもって充てる。
３ 管理責任者は、本人確認情報を取り扱うことができる職員を指定するとともに、本人確認情報の漏えい、滅失及び毀損の防止その他の当該本人確認情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
（本人確認情報の管理方法）
第３条 本人確認情報の管理方法は、次に掲げるとおりとする。
(１) 管理責任者は、本人確認情報に係る管理方法を定めるものとする。
(２) 管理責任者は、不正アクセス又は不正アクセスのおそれがあり、本人確認情報の漏えいや毀損等の被害を受けるおそれがある場合には、本人確認情報の保護を第一優先とし、ネットワークの遮断等の対応の判断を行うとともに、速やかに改善措置を講ずるものとする。
（本人確認情報の取扱方法）
第４条 職員は、本人確認情報を取り扱う際に、次の事項に留意しなければならない。
(１) 統合端末の画面情報に関すること。
ア ディスプレイの画面を、来庁者等に見られることがないよう設置すること。
イ ディスプレイに、斜視防止フィルタを適用する等ののぞき見防止措置を講ずること。
ウ タッチパネルを利用した入力については、タッチパネル画面を利用者以外の第三者に見られることがないように配慮すること。
エ 画面を長時間表示させ続けないようにすること。
(２) 本人確認情報の入力、削除及び訂正（以下「入力等」という。）に関すること。
ア 入力等を行った以外の職員が、入力等の内容を確認すること。
イ 入力等に用いた帳票等は、シュレッダー等で廃棄すること。ただし、保管が必要な帳票等は、本人確認情報変更管理簿（様式第１号）に記載し、施錠可能な書庫等に保管すること。
ウ 訂正は、管理責任者の許可を得てから行い、訂正した内容の記録を１年間、施錠可能な書庫等に施錠保管すること。
エ 本人確認情報は、メモに記載し、端末にテキスト文書として保存する等してはならない。
オ 入力等を行った際は、その実施年月日、職員の氏名及び処理内容を記録すること。
(３) 本人確認情報の検索及び抽出時に関すること。
ア 業務上必要のない検索は行わないこと。
イ あらかじめ、検索及び抽出条件を明確にすること。
ウ 検索及び抽出の結果によってディスプレイ上に表示された本人確認情報について画面のハードコピーを取らないこと。ただし、やむを得ずその必要があると認められる場合は、事前に管理責任者の承認を得て、その記録を残すこと。
(４) 離席時に関すること。
ア 業務アプリケーションを必ずログオフ又は終了させること。
イ サーバの運用時間中は、端末１台は終了させないこと。
(５) 大量に本人確認情報を出力する場合に関すること。
ア 一度に大量に本人確認情報を出力はしないこと。ただし、やむを得ずその必要が認められる場合には、事前に管理責任者の許可を得て、その記録を残すこと。
イ 大量と定義される印刷物（整合性確認処理時のファイルへの出力数）等の量は20名以上とする。
(６) 統合端末の配置及び状況把握に関すること。
ア 管理責任者から目視することができる位置に統合端末を配置すること。配置できない場合は統合端末の配置及び操作状況を確認するためのカメラを設置等すること。
イ 管理責任者は、統合端末の利用状況を目視等により確認すること。
（実施状況の確認）
第５条 管理責任者は、月に１回以上、次の各号に掲げる事項について、実施状況の確認を行い、その結果を記録するものとする。
(１) 前条各号に定める留意事項が実際の業務において遵守されていること。
(２) 操作ログに業務上必要のない操作履歴が残されていないこと。
(３) 業務上必要のない検索又は抽出が行われていないことについて、職員へのヒアリングを行うこと。
（帳票の管理方法）
第６条 管理対象とする帳票は、次のとおりとする。
(１) 広域交付住民票
(２) 転出証明確認書
(３) 転入通知確認書
(４) 戸籍附票記載事項通知確認書
(５) 個人番号カード交付申請書
２ 管理責任者は、次の各号に掲げる項目を記録するための帳票管理簿（様式第２号）を作成し、帳票の出力、保管及び廃棄等を行う際、職員に必要項目を記録させるものとする。ただし、住民からの申請書に基づき、住民に交付する部数のみを印刷する場合は、住民からの申請書が管理対象であり、出力は管理対象外とする。
(１) 出力に関する項目
ア 帳票の内容（帳票の名称、数量及び内訳）
イ 出力年月日
ウ 出力する職員の所属部署及び氏名
エ 使用理由
オ 管理責任者の承認
カ 使用の際の留意事項
(２) 保管に関する項目
ア 保管場所
イ 保管期間
(３) 廃棄に関する項目
ア 廃棄年月日
イ 廃棄する職員の所属部署及び氏名
ウ 廃棄理由
エ 管理責任者の承認
オ 廃棄方法
３ 職員は、第１項に規定する帳票を出力する場合、次の事項に留意しなければならない。
(１) 来庁者等に出力帳票を見られないように出力装置を設置すること。
(２) 出力した帳票を出力装置上に放置せず、速やかに回収すること。
(３) 出力装置を適時確認し、帳票が放置されている場合は、出力した職員を特定して注意を促し、当該帳票は廃棄すること。
４ 職員は、第１項の規定による帳票を保管する場合は、書庫等に施錠保管して権限のない者がアクセスできないようにし、その鍵は管理責任者が管理するものとし、帳票管理簿（様式第２号）も同様の取扱いをするものとする。
５ 職員は、第１項に規定する帳票の廃棄を行う場合は、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。
(１) 事前に管理責任者の承認を得てから廃棄すること。
(２) 帳票の内容を読み出せないよう焼却、裁断及び溶解等により廃棄すること。
(３) 廃棄状況を帳票管理簿（様式第２号）に記録し、管理責任者に報告すること。
（帳票受渡し管理方法）
第７条 管理責任者は、次に掲げる事項を記録するための帳票受渡し管理簿（様式第３号）を作成し、帳票を利用する際、職員に必要な事項を記録させるものとする。
(１) 帳票の名称
(２) 利用する職員の所属部署
(３) 利用する職員の氏名
(４) 利用目的
(５) 利用場所
(６) 受渡し年月日
(７) 返却年月日
(８) 返却確認者
(９) 管理責任者の承認
２ 職員は、帳票を持ち出す場合には、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(１) 帳票受渡し管理簿（様式第３号）に前項に規定する事項を記録し、管理責任者の許可を得ること。
(２) 利用中は、保管場所と同等の安全を確保し、権限のない者がアクセス可能な場所に放置しないこと。
(３) 原則として、複写は行わないこと。
(４) 帳票の盗難又は紛失時には、直ちに管理責任者に報告すること。
(５) 返却の際、帳票受渡し管理簿（様式第３号）に必要事項を記録し管理責任者に報告すること。
（実施状況の確認）
第８条 管理責任者は、月に１回以上、次に掲げる事項について実施状況を確認し、その結果を記録するものとする。
(１) 帳票管理簿（様式第２号）に第６条第２項に定める必要事項が記録されていること。
(２) 帳票管理簿（様式第２号）と現況が一致しており、紛失等がないこと。
(３) 出力装置が、来庁者等に出力帳票を見られないよう設置されていること。
(４) 帳票及び帳票保管庫の鍵が施錠保管されており、権限のない者がアクセス可能な場所に放置されていないこと。
(５) 廃棄状況の記録が残っていること。
（その他）
第９条 この訓令に定めるもののほか、本人確認情報の管理方法に関し必要な事項は、別に定める。
附 則
この訓令は、公表の日から適用する。
様式第１号（第４条関係）
様式第２号（第６条関係）
様式第３号（第７条関係）