○ニセコ町文書管理条例
平成16年12月17日条例第25号
ニセコ町文書管理条例
目次
第１章 総則（第１条―第７条）
第２章 情報の管理体制（第８条―第13条）
第３章 文書等の取扱い（第14条―第26条）
第４章 補則（第27条）
附則
第１章 総則
（目的）
第１条 この条例は、町が保有する情報（以下「町政情報」という。）は町民の財産であるという考えに基づき、町政情報を正確かつ適正に収集・管理し、すみやかにこれを活用するための基本となる事項を定めることにより、自ら考え行動するという自治の理念の実現に向けて、公正で民主的な町政の推進に資することを目的とする。
（定義）
第２条 この条例において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に掲げるところによる。
(１) 実施機関 町、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価委員会及び議会をいう。
(２) 文書等 実施機関の職員がその職務に用いることを目的として作成し、又は取得した文書、図画、電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。）及びこれらに類するものであって、当該実施機関が保有しているものをいう。
(３) 文書ファイル 能率的な事務又は事業の処理及び文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接な関連を有する文書の集合体をいう。
(４) ファイル基準表 年度ごとの文書ファイルの一覧を表に書き表したもので、年度初めに完結した前年度文書ファイルに基づき作成されるものをいう。
（文書等作成の原則）
第３条 実施機関の意思決定及び事務・事業の実績については、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書等を作成することを原則とする。この場合において、当該意思決定と同時に文書等を作成することが困難であるときは、事後に文書等を作成するものとする。
（文書等の適正管理）
第４条 実施機関は、この条例の適正かつ円滑な運用に資するため、文書等の取得から廃棄に至る総合的な文書管理システムにより、その保有する文書等を適正に管理するものとする。
２ 実施機関は、別に文書等の分類、取得、保存及び廃棄に関する基準その他文書等の管理に関する必要な事項について定めを設け、これを一般の閲覧に供しなければならない。
３ 実施機関は、電磁的記録の適正管理と電子情報の公開に積極的に取り組むものとし、必要な事項は別に定める。
（実施機関の責務）
第５条 実施機関は、町政についての町民に対する説明責任を自覚し、文書等を正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、常にその処理経過を明らかにするとともに、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理及び管理をしなければならない。
２ 実施機関は、文書等とそれ以外のものとを明確に区別するとともに、常に文書等の所在を明確にし、私的な管理をしてはならない。
３ 文書等は、情報公開の推進と個人情報の保護に留意して適正に管理しなければならない。
４ 実施機関は、文書等を正確に作成し、適正に使用するとともに、文書等の偽造や改ざんを防止するため適切に管理しなければならない。
５ 実施機関は、前４項に掲げる責務の遂行のため、毎月定期的に文書管理に関する点検作業を行うものとする。
（情報への権利）
第６条 何人も、実施機関が作成し、又は取得した文書等の公開を要求し、取得する権利を有する。
（利用者の責務）
第７条 何人も、実施機関の保有する文書等を適正に利用し、汚損及び紛失等が発生しないよう努めなければならない。
２ 文書等の情報を取得した者は、その情報を利用して他の者の権利を侵害することのないよう適正に活用しなければならない。
第２章 情報の管理体制
（情報管理体制の整備推進）
第８条 実施機関は、組織内での効率的な町政情報の活用と町民への情報公開の推進を図るため、総合的な情報管理体制の整備に努めなければならない。
（文書管理責任者の設置）
第９条 文書等の管理に関する事務を統括するため、実施機関の各課等に文書管理責任者を置き、課長等をもって充てる。
２ 文書管理責任者は、次に掲げる事務を処理するものとする。
(１) 文書等の取得、配布及び処理の促進に関すること。
(２) 文書等の審査に関すること。
(３) 法規の調査及び解釈に関すること。
(４) 文書等の整理、保管、保存、利用及び廃棄に関すること。
(５) 文書等の引継ぎに関すること。
(６) 文書等管理に関する事務の指導及び改善に関すること。
(７) ファイル基準表の作成及び管理に関すること。
(８) 前７号に掲げるもののほか、文書等管理に関し必要なこと。
（文書管理担当者の設置）
第10条 文書等の管理に関する事務を処理するため、実施機関の各課等に文書管理担当者を置き、庶務を分掌する係長（係長を置かない課等にあっては、係長と同等の職にあるもの又は課長等が指名した者）をもって充てる。
２ 文書管理担当者は、文書管理責任者を補佐するものとする。
（ファイル基準表）
第11条 実施機関は、毎会計年度終了後、完結した文書ファイルを合理的かつ系統的に整理し、ファイル基準表を作成しなければならない。
３ ファイル基準表は、随時又は年１回以上定期的に更新を行なうものとする。
（文書管理委員会の設置）
第12条 町長は、本町における文書管理を組織的及び効率的に維持管理し、事務の適正化及び能率化を図るために実施機関の職員で構成する文書管理委員会を設置することができる。
（文書管理の意見聴取）
第13条 町長は、ニセコ町情報公開審査会に対し、毎年度文書管理の運用状況を報告し、情報の共有化の推進に関する意見を求めるものとする。
第３章 文書等の取扱い
（文書等の分類）
第14条 文書等の分類は、必要に応じて目的のものを迅速に取り出せるように、文書ファイルを単位とし、大分類、中分類、小分類の３階層とする。ただし、実施機関が特に必要と認める場合は、細分類を設けることができる。
２ 前項の文書等の分類の基準は、毎年１回見直しを行い、必要と認めるときは、その改定を行うものとする。
（文書等の取得と処理）
第15条 文書等の収受は、実施機関ごとに行うものとする。ただし、文書等の収受が困難な実施機関にあっては、町長がこれを行わなければならない。
２ 実施機関は、文書等を収受したときは、文書等の種別に応じて、実施機関が定める手続により処理しなければならない。
３ 実施機関が収受又は作成した文書等は、原則として文書ファイルを単位とする文書フォルダに収納し、実施機関が定める事務処理手続により、適正かつ効率的に処理しなければならない。ただし、その内容が公序良俗に反するもの又は受信者名若しくは発信者名が不明なものについては、この限りでない。
（文書等の保管）
第16条 新たに取得した文書等は、原則として会計年度ごとに文書フォルダに収納し、実施機関の各課等が共有する専用のキャビネット（以下「キャビネット」という。）で一括して保管しなければならない。
２ 文書等のキャビネットでの保管期間は、最大２年とする。ただし、次条ただし書の規定により継続文書として保管する場合は、この限りでない。
（文書等の移替え）
第17条 実施機関は、毎会計年度の終了後、ファイル基準表に基づく完結した文書等をキャビネットの最下段に移し変えなければならない。ただし、継続する事務・事業の実施にあたり、移替えを行うことが困難なものについては、継続文書として保管期間を延長することができる。
（文書等の引継ぎ）
第18条 実施機関は、文書等のキャビネットでの保管期間が満了したときは、当該文書等を町長に引継がなければならない。
２ 町長は、前項の規定により引継いだ文書を保存文書として整理及び保存をし、町政情報としてまちづくりの利用に供するものとする。
（文書等の保存）
第19条 町長は、文書等を保存するときは、専用の保存箱に入れ、組織としての管理が適切に行い得る場所で整理、保存及び管理をしなければならない。
２ 保存文書等の分類方法は、保存期間を同じくするものを同一の保存箱に収納する方法により行うものとする。
（文書等の保存期間）
第20条 文書等の保存期間は、次に掲げる区分による。
(１) 30年
(２) 10年
(３) ５年
(４) ３年
(５) １年
(６) 事務処理上必要な１年未満の期間
２ 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書等については、当該法令等に定める期間を、また時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等については、当該時効の期間を考慮して、その保存期間の種別を定めるものとする。
３ 文書等の保存期間の基準は、町長が別に定める。
（保管及び保存の基準日）
第21条 保管文書の基準日は、当該文書等を作成し、又は取得した日の属する会計年度の初日とする。
２ 保存文書の基準日は、当該文書等を作成し、又は取得した日の属する翌会計年度の初日とする。
（保存文書等の利用）
第22条 実施機関の職員は、保存文書等を利用しようとするときは、町長が定める手続きにより行わなければならない。
２ 保存文書等は、汚損し、破損し、又は紛失しないように努めなければならない。
（文書等の保存期間の延長）
第23条 実施機関は、文書等の保存期間が満了したときは、町長が定める手続きにより保存期間を延長するか否かを決定しなければならない。
２ 実施機関は、前項の規定により文書等の保存期間を延長することを決定したときは、第21条第１項に定める区分により延長する保存期間を決定し、町長に対し届け出なければならない。
（文書等の廃棄）
第24条 実施機関は、文書等の保存期間が満了する以前に当該文書等を廃棄してはならない。ただし、文書等の保存期間の見直し等特別の理由があるときは、この限りでない。
２ 実施機関は、文書等を廃棄するときは、町長が定める手続きにより廃棄しなければならない。
３ 前項の規定にかかわらず、情報公開条例の規定により公開請求がされている文書等にあっては、公開の事務手続中に保存期間が経過しても当該事務手続が終了するまでは廃棄してはならない。
（廃棄文書の取扱）
第25条 前条第１項及び第２項の規定により保存文書等を廃棄する場合において、秘密を要するもの、第三者の権利を侵害するおそれのあるもの又は他に悪用されるおそれのあるものについては、焼却、裁断、溶解及びデータの消去等の方法により廃棄しなければならない。
（歴史的資料等の保存）
第26条 実施機関は、保存期間が満了した文書等のうち、歴史的又は文化的に価値があると認めるものについては、公文書館法（昭和62年法律第115号）の規定に基づき歴史資料として重要な文書等の保存及び利用に関し、適切な措置を講じなければならない。
第４章 補則
（実施機関への委任）
第27条 この条例に定めるもののほか、施行に関し必要な事項は、実施機関が別に定める。
附 則
（施行期日）
１ この条例は、公布の日から施行する。
（ニセコ町情報公開条例の一部改正）
第５章中第41条を次のように改める。
（公開請求に係る情報の提供等）
第41条 実施機関は、公開請求をしようとする者が容易かつ的確に公開請求をすることができるよう、当該実施機関が保有する情報の検索に必要な目録を作成し、これを公表するものとする。