○石狩市議会議員の特定個人情報事務取扱要領
平成28年12月２日議会要領第２号
石狩市議会議員の特定個人情報事務取扱要領
（趣旨）
第１条 この要領は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号。以下「番号法」という。）に基づき議会事務局が市議会議員に係る個人番号関係事務を処理するに当たり、特定個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条 この要領における用語の意義は、番号法の例によるほか、次のとおりとする。
(１) 市議会議員 地方公務員法（昭和25年法律第261号）第３条第３項第１号に規定する特別職の者をいう。
(２) 特定個人情報 番号法に定める個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
（原則）
第３条 市議会議員に係る個人番号関係事務を処理するに当たっては、番号法、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）その他関係する法令及びガイドラインを遵守するものとする。
一部改正〔令和５年議会要領１号〕
（取扱事務）
第４条 議会事務局が処理する市議会議員に係る個人番号関係事務の範囲は、次のとおりとする。
市議会議員に係る個人番号関係事務 （付随して行う事務を含む） | 給与所得に係る源泉徴収票作成事務 |
所得税法等の税務関連の届出事務 |
（取扱特定個人情報）
第５条 前条の事務において取り扱う特定個人情報は、次のとおりとする。
(１) 市議会議員から提示を受けた本人確認書類の記載事項及びこれらの写し
(２) 税務署等の行政機関等に提出するために作成した法定調書及びこれらの控え
(３) 法定調書を作成するうえで市議会議員から受領する個人番号が記載された申告書等
(４) その他個人番号と関連づけて保存される情報
２ 前項各号に該当するか否かが定かでない場合は、事務取扱責任者が判断する。
（事務取扱者）
第６条 市議会議員に係る個人番号関係事務における事務取扱者は次のとおりとする。
(１) 事務取扱総括責任者 議会事務局長
(２) 事務取扱責任者 議会事務局次長
(３) 事務取扱副責任者 事務取扱責任者が部下職員の中から指名する者
(４) 事務取扱担当者 議会事務局議会担当
２ 事務取扱総括責任者は、個人番号関係事務の処理の適正を確保するために必要な事項を総括する。
３ 事務取扱責任者は、この要領及び適正なセキュリティ確保の観点に基づき事務取扱担当者を指導監督する。
４ 事務取扱副責任者は、事務取扱責任者を補佐する。
５ 事務取扱担当者は、個人番号関係事務を処理する。
（個人番号の提供要求）
第７条 事務取扱担当者は、第４条に掲げる事務を処理する必要がある場合に限り、その事務を処理する必要が生じた時点で、個人番号の提供を要求することができる。この場合においては、具体的な提供方法を文書により示すものとする。
２ 前項の規定にかかわらず、就任に基づき特定の市議会議員に係る個人番号関係事務の発生が予想される場合は、その予想できた時点で個人番号の提供を要求することができる。
（個人番号の提供）
第８条 市議会議員は、前条に基づく個人番号の提供の要求があったときは、事務取扱担当者に個人番号を提供しなければならない。
２ 市議会議員は、個人番号が変更された場合には、遅滞なく変更後の個人番号を事務取扱担当者に通知しなければならない。
（本人確認の措置）
第９条 事務取扱担当者は、前条に基づく個人番号の提供を受けたときは、番号法第16条に規定する本人確認の措置をとるとともにその記録を残さなければならない。
（特定個人情報の保管）
第10条 市議会議員に係る特定個人情報は、第４条に定める事務を処理する必要がある場合又は法令により定められた保管年限に達するまでの間に限り、事務取扱担当者に限り収集又は保管することができる。
２ 特定個人情報の保管及び取扱いは、５Ｆ書庫に限り行うものとする。
３ ５Ｆ書庫は常時施錠しなければならない。
（特定個人情報の廃棄）
第11条 特定個人情報について、前条第１項に規定する収集又は保管の事由がなくなったときは、事務取扱担当者は、遅滞なく当該情報を廃棄しなければならない。
２ 特定個人情報を廃棄する場合は、複数の事務取扱担当者で廃棄に係る情報の内容及びその確実な廃棄の事実を確認するものとする。
（情報管理記録）
第12条 事務取扱担当者は、個人番号の取得から提供、廃棄に至るまでの記録を作成しなければならない。ただし、情報提供ネットワークシステムによる提供の記録については、作成を要しない。
（不測事態への対応）
第13条 市議会議員は、特定個人情報の不適切な利用及び提供、漏えい又はそれらの兆候を発見したときは、直ちに事務取扱責任者に通報するものとする。
２ 事務取扱責任者は、前項の通報を受けたとき又は自ら不測事態を発見したときは、直ちに、被害拡大を防ぐための応急措置を講じるとともに事務取扱総括責任者及び石狩市情報セキュリティ委員会に報告するものとする。
（委任）
第14条 この要領の実施細目は事務取扱責任者が定める。
附 則
この要領は、平成28年12月６日から施行する。
附 則（令和５年２月６日議会要領第１号）
この要綱は、令和５年４月１日から施行する。