○石狩市企業職員の特定個人情報事務取扱要領
平成28年２月10日企業要領第１号
石狩市企業職員の特定個人情報事務取扱要領
（趣旨）
第１条 この要領は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号。以下「番号法」という。）に基づき水道部水道営業課が本市企業職員等に係る個人番号関係事務を処理するに当たり、特定個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な事項を定めるものとする。
一部改正〔令和６年企業要領２号〕
（定義）
第２条 この要領における用語の意義は、番号法の例によるほか、次のとおりとする。
(１) 職員等 地方公務員法（昭和25年法律第261号。以下「法」という。）第３条に規定する一般職及び特別職並びに石狩市水道事業から報償費又は委託料の支払いを受けた者（法人を除く）をいう。
(２) 特定個人情報 番号法に定める個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
（原則）
第３条 職員等に係る個人番号関係事務を処理するに当たっては、番号法、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）その他関係する法令及びガイドラインを遵守するものとする。
一部改正〔令和５年企業要領１号〕
（取扱事務）
第４条 水道営業課が処理する職員等に係る個人番号関係事務の範囲は、次のとおりとする。
職員等に係る個人番号関係事務（付随して行う事務を含む） | 給与所得に係る源泉徴収票作成事務 |
所得税法等の税務関連の届出事務 |
個人住民税関連事務 |
報酬・料金等の支払調書作成事務 |
共済組合・厚生年金保険関係届出事務 |
退職手当関係届出事務 |
雇用保険関係届出事務 |
公務員受給者に係る児童手当関係事務 |
地方公務員災害補償法に基づく請求に関する事務 |
労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務 |
職員等の配偶者に係る個人番号関係事務（付随して行う事務を含む） | 国民年金の第三号被保険者の届出事務 |
（取扱特定個人情報）
第５条 前条の事務において取り扱う特定個人情報は、次のとおりとする。
(１) 職員等から提示を受けた本人確認書類の記載事項及びこれらの写し
(２) 税務署等の行政機関等に提出するために作成した法定調書及びこれらの控え
(３) 法定調書を作成するうえで職員等から受領する個人番号が記載された申告書等
(４) その他個人番号と関連づけて保存される情報
２ 前項各号に該当するか否かが定かでない場合は、事務取扱責任者が判断する。
（事務取扱者）
第６条 職員等に係る個人番号関係事務における事務取扱者は次のとおりとする。
(１) 事務取扱総括責任者 水道部長
(２) 事務取扱責任者 水道営業課長
(３) 事務取扱副責任者 事務取扱責任者が部下職員の中から指名する者
(４) 事務取扱担当者 事務取扱責任者の部下職員
２ 事務取扱総括責任者は、個人番号関係事務の処理の適正を確保するために必要な事項を総括する。
３ 事務取扱責任者は、この要領及び適正なセキュリティ確保の観点に基づき事務取扱担当者を指導監督する。
４ 事務取扱副責任者は、事務取扱責任者を補佐する。
５ 事務取扱担当者は、個人番号関係事務を処理する。
一部改正〔平成29年企業要領２号・令和６年２号〕
（個人番号の提供要求）
第７条 事務取扱担当者は、第４条に掲げる事務を処理する必要がある場合に限り、その事務を処理する必要が生じた時点で、個人番号の提供を要求することができる。この場合においては、具体的な提供方法を文書により示すものとする。
２ 前項の規定にかかわらず、任用、任命、契約等に基づき特定の職員等に係る個人番号関係事務の発生が予想される場合は、その予想できた時点で個人番号の提供を要求することができる。
３ 事務取扱担当者は、前２項の要求を、直接本人に対して行うほか、他の職員等を介して行うことができる。
（個人番号の提供）
第８条 職員等は、前条に基づく個人番号の提供の要求があったときは、事務取扱担当者に個人番号を提供しなければならない。
２ 職員等は、扶養親族の個人番号を事務取扱担当者に提供する際には、過誤のないよう確実に確認しなければならない。
３ 職員等は、本人又は扶養親族の個人番号が変更された場合には、遅滞なく変更後の個人番号を事務取扱担当者に通知しなければならない。
４ 職員等は、前３項の提供又は通知を、直接又は郵送により事務取扱担当者に対して行うものとする。ただし、それが困難な場合は、他の職員等が封緘した書類を預かり、速やかにこれを事務取扱担当者に届ける方法で行うことができる。
５ 事務取扱担当者及び前項ただし書の規定により個人番号を預かった職員等は、関係書類の受渡し記録を残すものとする。
（本人確認の措置）
第９条 事務取扱担当者は、前条に基づく個人番号の提供を受けたときは、番号法第16条に規定する本人確認の措置をとるとともにその記録を残さなければならない。
（特定個人情報の保管）
第10条 職員等に係る特定個人情報は、第４条に定める事務を処理する必要がある場合又は法令により定められた保管年限に達するまでの間に限り、事務取扱担当者に限り収集又は保管することができる。
２ 特定個人情報の取扱いは、水道営業課内に限り行うものとする。
３ 特定個人情報の保管は水道営業課金庫で行い、施錠しなければならない。
（特定個人情報の廃棄）
第11条 特定個人情報について、前条第１項に規定する収集又は保管の事由がなくなったときは、事務取扱担当者は、遅滞なく当該情報を廃棄しなければならない。
２ 特定個人情報を廃棄する場合は、複数の事務取扱担当者で廃棄に係る情報の内容及びその確実な廃棄の事実を確認するものとする。
（情報管理記録）
第12条 事務取扱担当者は、個人番号の取得から提供、廃棄に至るまでの記録を作成しなければならない。ただし、情報提供ネットワークシステムによる提供の記録については、作成を要しない。
（不測事態への対応）
第13条 職員等は、特定個人情報の不適切な利用及び提供、漏えい又はそれらの兆候を発見したときは、直ちに事務取扱責任者に通報するものとする。
２ 事務取扱責任者は、前項の通報を受けたとき又は自ら不測事態を発見したときは、直ちに、被害拡大を防ぐための応急措置を講じるとともに事務取扱総括責任者及び石狩市情報セキュリティ委員会に報告するものとする。
（委任）
第14条 この要領の実施細目は事務取扱責任者が定める。
附 則
この要領は、平成28年３月１日から施行する。
附 則（平成29年３月22日企業要領第２号）
この要領は、平成29年４月１日から施行する。
附 則（令和５年２月13日企業要領第１号）
この要領は、令和５年４月１日から施行する。
附 則（令和６年３月29日企業要領第２号）
この要領は、令和６年４月１日から施行する。