石狩市立学校文書管理保存等取扱要領

○石狩市立学校文書管理保存等取扱要領

平成13年２月14日教育長決定

〔注〕平成19年から改正経過を注記した。

石狩市立学校文書管理保存等取扱要領

学校所管文書の管理についての取扱要領（平成11年２月９日教育長決定）の全部を次のように改正する。

（趣旨）

第１条　この要領は、石狩市立学校（以下「学校」という。）における文書の編集及び保存に関し、別に定めがあるものを除き、必要な事項を定めるものとする。

一部改正〔令和２年３月31日教育長決定〕

（目的）

第２条　文書は、学校の全職員の理解と協力のもとに、正確かつ迅速に取扱い、常にその処理の状況を明らかにするものとする。

（文書管理者）

第３条　石狩市立学校の校長（以下「学校長」という。）は、学校での文書管理者（以下「管理者」という。）となり、学校にあるすべての文書について責任を負うものとする。

一部改正〔令和２年３月31日教育長決定〕

（文書取扱者）

第４条　学校長は、文書管理者の事務を補佐するため、文書取扱者（以下「取扱者」という。）を置くことができる。

２　前項の取扱者は、複数の者をもって充てることができる。

（管理者の処理事項）

第５条　管理者は、次に掲げる事項を処理するものとする。

(１)　取扱者に対する調整に関すること。

(２)　回答文書に対する関係職員への指示及び意見に関すること。

（取扱者の処理事項）

第６条　取扱者は、次に掲げる事項を処理するものとする。

(１)　文書の収受・配布及び発送手続きに関すること。

(２)　文書の整理に関すること。

(３)　文書の保管及び保存に関すること。

(４)　文書の廃棄に関すること。

(５)　文書事務の改善に関すること。

(６)　その他文書事務に関し必要なこと。

（文書処理簿）

第７条　学校に文書処理簿を置くものとする。

２　文書処理簿の記載は、主に取扱者が当たるものとする。

（文書番号）

第８条　文書処理簿に記載した文書には、文書番号を記入するものとする。

２　文書番号は、４月１日から翌年３月31日まで一連番号とする。ただし、同一事案に係る文書については、その事案が完結するまで同一の番号を用いるものとする。

（到達文書の処理）

第９条　取扱者は、学校に到達した私信以外の全ての文書を開封し、受付印を押印し内容等を文書処理簿に記載し、管理者の閲覧を受けるものとする。ただし、簡易な内容の文書については、文書処理簿の記載を省略することができる。

２　管理者は、文書処理簿の記載を確認し、その受け付けた文書に認印を押印の上、その文書に係る処理方法を指示するとともに、速やかに取扱者に返送するものとする。

（起案・回議・決裁）

第10条　前条第２項の規定による返送を受けた文書のうち、起案する必要がある文書については、取扱者がその文書に係る関係職員と協議し、取扱者又はその関係職員が起案するものとする。この場合において、取扱者又はその関係職員が必要と認めるときは、起案する前に、職員会議又は校務分掌での話し合いを行うものとする。

（保管）

第11条　取扱者は、決裁が終了したときは、文書処理簿に提出年月日と文書番号を記載し、管理者が指定する場所にその起案した文書を保管するものとする。

（発送文書の処理）

第12条　決裁が終了した文書のうち発送を要する（以下「発送文書」という。）は、その内容が簡易なものを除くほか、取扱者又はその文書の起案者が文書処理簿に発送月日、発送番号及び発送方法を記載し、その文書を発送するものとする。

（発送者名）

第13条　発送文書は、原則として学校長名を用いるものとする。

（公印の押印）

第14条　発送文書には、原則として公印を押すものとする。ただし、押印が困難なもの又は内容が簡易なものについては、これを省略することができる。

（文書の分類・整理）

第15条　文書は、必要に応じ迅速に取り出せるよう分類及び整理をする。

２　文書は、別に定める学校文書分類表（以下「分類表」という。）に基づき整理する。

（完結日）

第16条　文書が完結する日（以下「完結日」という。）は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める日とする。

(１)　一般文書　報告・回答を提出するなどの一連の事務処理が終了した日又は、必要な措置を講じた日

(２)　帳簿類　当該帳簿類の閉鎖の日。ただし、加除式の帳簿類から除冊されたものにあっては、除冊された日

(３)　出納に関する文書　会計年度が終了した日

（保存期間）

第17条　完結した文書は、分類表に定めた期間保存するものとする。

２　保存期間は、その完結日の属する年度の翌年度の４月１日から起算するものとする。

（廃棄）

第18条　保存期間の満了した文書は、文書の内容や形状により廃棄方法に留意し、年度始めに速やかに廃棄するものとする。

２　廃棄文書のうち、内容が他に漏れて支障があるもの、または印影を転用されるおそれがあるものは、裁断、焼却等適当な措置を講じなければならない。

（保存期間の延長）

第19条　管理者は、保存期間の満了した文書であって、なお保存する必要があると認められるものについては、校長の承認を受け保存期間を延長することができる。

（その他）

第20条　この要領に定めるもののほか必要な事項は、別に定めるものとする。

附　則

この要領は、平成13年４月１日から施行する。

附　則（平成14年８月13日教育長決定）

この要領は、平成14年８月19日から施行する。

附　則（平成19年２月15日教育長決定）

この要領は、平成19年４月１日から施行する。

附　則（平成21年３月31日教育長決定）

この要領は、平成21年４月１日から施行する。

附　則（平成25年３月21日教育長決定）

この要領は、平成25年４月１日から施行する。

附　則（平成27年３月20日教育長決定）

この要領は、平成27年４月１日から施行する。

附　則（令和２年３月31日教育長決定）

この要領は、令和２年４月１日から施行する。

附　則（令和２年３月31日教育長決定）

この要領は、令和２年４月１日から施行する。

附　則（令和５年３月17日教育長決定）

この要領は、令和５年４月１日から施行する。

文書処理簿

学校文書分類表

大分類	中分類	小分類	原本	保存年限	根拠法令等
Ａ総務	１　例規	01　通達関係北海道学校関係法令集、北海道実務要覧		永年	（常用）
		02　北海道教育委員会公報		５	（常用）
	２　経営	01　学校沿革誌	○	永年	石狩市立学校管理規則第12条
		02　学校日誌	○	５	学校教育法施行規則第28条
		03　職員会議録	○	５
		04　学級編制届		５	石狩市教育委員会事務局文書編集保存規程第３条
		05　学校評価	○	１
		06　行事予定表	○	５
		07　事務引継書	○	５
		08　初任者研修		３
		09　各種報告・届出書休業等実施報告書　等		３	石狩市教育委員会事務局文書編集保存規程第３条
		10　児童生徒に関する報告書		５	石狩市教育委員会事務局文書編集保存規程第３条
		11　教育計画（日課表を含む。）	○	５	学校教育法施行規則第28条
		12　学事報告	○	５	石狩市教育委員会事務局文書編集保存規程第３条
		13　総合学習実施計画及び報告書		３
		14　学校運営	○	５
		15　諸会議録	○	２
	３　調査統計	01　学校基本調査		３	石狩市立学校管理規則第12条
		02　地方教育費調査		３	石狩市立学校管理規則第12条
		03　教育課程編成届		３	石狩市教育委員会事務局文書編集保存規程第３条
		04　学校教育指導の実態調査		３	石狩市立学校管理規則第12条
		05　情報教育調査		３	石狩市立学校管理規則第12条
		06　特別支援教育実態調査		３	石狩市立学校管理規則第12条
		07　その他の調査		２
	４　庶務	01　庶務一般		１
		02　文書処理簿		５	学校教育法施行規則第28条
		03　市教委関係		１
		04　家庭教育学級		１
	５　市職員	01　市職員関係非常勤職員		３	石狩市教育委員会事務局文書編集保存規程第３条
		02　出勤簿	○	３	石狩市教育委員会事務局文書編集保存規程第３条
		03　年次有給休暇処理簿等	○	３	石狩市教育委員会事務局文書編集保存規程第３条
		04　出張命令簿・復命書等	○	３	石狩市教育委員会事務局文書編集保存規程第３条
Ｂ教職員	１　給与	01　通達・通知		５
		02　給与一般		１
		03　給料等支給明細書		５
		04　給与減額整理簿	○	５
		05　年末調整関係		１
		06　源泉徴収票		１
	２　手当	01　26報告書（勤務実績関係）		１
		02　諸手当扶養、児童、通勤、住居、へき地期末・勤勉、寒冷地、退職		５
		03　支給実績関係教員特殊業務手当支給実績簿多学年学級担当手当支給実績簿初任者講師支給実績簿	○	５
		04　教育業務連絡指導手当支給実績簿	○	５
		05　時間外勤務手当時間外勤務命令簿時間外勤務整理簿	○	５
		06　扶養手当等確認調書		５
	３　旅費	01　通知・通達		１
		02　旅費一般旅費執行計画、旅費経理簿、旅費報告書	○	１
		03　復命書	○	５	北海道教育庁文書編集保存分類表
		04　旅行命令簿	○	５	石狩市立学校管理規則第12条
		05　旅費概算精算請求書		５
	４　共済組合	01　共済組合一般資格取得届、異動報告書、被扶養者認定取消報告書、各種給付金請求書、貸付状況通知書等、通知・事務連絡等		１
		02　組合員被扶養者台帳		３
		03　給付金等決定通知書	○	５
		04　貸付金決定通知書		５
	５　人事	01　通知・通達		５
		02　人事一般産休、育休、休職、復職、退職関係		５
		02　職員事故報告書（死亡報告書を含む。）		５
		03　任採用関係臨時・期限付職員関係、免許関係		５
		04　公務災害関係		５
		05　職員人事記録簿	○	20	石狩市立学校管理規則第12条
		06　教職員健康診断		５	学校保健安全法施行規則第15条
	６　服務	01　通知・通達		５
		02　服務一般		１
		03　出勤簿	○	５	学校教育法施行規則第28条
		04　休暇等処理簿（介護）・休暇等処理票	○	５	石狩市立学校管理規則第12条
		05　校外研修処理簿・研修承認願・研修報告書	○	５
		06　外勤簿	○	５
		07　私事旅行届	○	１
		08　週休日の振替及び半日勤務時間割振変更簿	○	５
		09　教職員の勤務時間の割振り	○	５
Ｃ財政財務	１　市経理	01　通知・通達		５
		02　市経理一般	○	１
		03　小額（物品購入等）内訳兼執行決議書・要求書		１

		04　交付金関係特色ある学校経営推進交付金総合的な学習事業交付金スキー学習助成金・水泳学習助成金		５	石狩市教育委員会事務局文書編集保存規程第３条
		05　予算要望関係	○	１
		06　学校配当予算	○	５	石狩市立学校管理規則第12条
	２　理科薬品	01　理科薬品一般	○	永年	（常用）
		02　理科薬品受払簿	○	永年	（常用）
	３　給食	01　給食一般		１
		02　学校給食需要表		１
		03　学校給食供給需要票		１
		04　児童生徒マスター連絡票		１
	４　徴収金	01　徴収金一般	○	１
		02　振替依頼書	○	５
		03　学校徴収金明細書	○	５	石狩市立学校管理規則第12条
		04　学校徴収金経理簿	○	５	石狩市立学校管理規則第12条
Ｄ備品施設	１　備品	01　備品一般		１
		02　教材備品購入計画		１
		03　備品廃棄・寄付関係		１
		04　備品台帳（管理・教材）	○	永年	（常用）学校教育法施行規則第28条
		05　理科教育等設備台帳	○	永年	（常用）学校教育法施行規則第28条
		06　図書台帳	○	永年	（常用）学校教育法施行規則第28条
	２　施設	01　施設一般		５
		02　浄化槽点検結果表等		３
		03　各種報告書		３

	３　防災	01　防災一般		５
		02　消防設備点検結果表等		５

Ｅ就学	１　学籍	01　通達・通知		５
		02　学籍一般		５
		03　指導要録（学籍に関する記録）	○	20	学校教育法施行規則第28条
		04　指導要録（指導に関する記録）	○	５	その写し及び抄本　学校教育法施行規則第28条
		05　卒業証書台帳	○	永年	石狩市立学校管理規則第12条
		05の02　児童生徒異動台帳	○	永年
		06　出席簿	○	５	学校教育法施行規則第28条
		07　転入学受付簿	○	５
		08　転退学受付簿	○	５
		09　転入・転出関係転入先からの転入学通知書転入児童生徒在学証明書	○	５
		10　新入学関係	○	５
		11　入学通知書	○	５
		12　就学検診関係		５
		13　就学猶予関係		５
		14　家庭環境調査	○	１
		15　児童・生徒名簿	○	１
	２　就学援助	01　準要保護認定関係		５
		02　就学援助費関係		５
		03　特別支援学級補助関係		５
	３　特学	01　就学指導関係	○	５
		02　校外学習	○	３
		03　特学一般		３
	４　教科書	01　教科書無償給与関係		５	学校教育法施行規則第28条
		02　準教科書・教材使用関係		１
	５　証明	01　各種証明書在学証明書等		３
Ｆ進路評価	１　進路	01　進路一般		３	中学校に限る
		02　進路指導	○	３	中学校に限る
		03　内申書		１	中学校に限る
	２　評定	01　評定関係テスト等	○	３	中学校に限る
		02　各種検査		１

Ｇ保健	１　一般	01　学校保健関係		１
	２　児童生徒	01　児童生徒健康診断表	○	５	学校教育法施行規則第28条
		02　感染症関係学級閉鎖、出席停止報告書	○	５
	３　健康センター	01　健康センター関係		１	石狩市立学校管理規則第12条
Ｈ互助会	１　互助会	01　互助会		１
Ｊ校務分掌	１　行事（各校の行事記録を学校の実態に応じて分類する）	01　修学旅行関係	○	１	予算及び決算は、５年保存とする。
		02　卒業アルバム関係	○	１	予算及び決算は、５年保存とする。
		03　校外学習関係	○	１	学校の実態に応じて分類する。＊校外学習・宿泊学習・スキー学習・総合学習における校外活動記録なども学校事情に応じて適切な分掌に入れる。予算及び決算は５年保存とする。
	１　教務				学校の実態に応じて分類する。＊校外学習・宿泊学習・スキー学習・総合学習における校外活動記録なども学校事情に応じて適切な分掌に入れる。
	２　生活
	３　研修
	４　保体
	５　文化
	６　事務
	７　部活動
Ｋ渉外	１　ＰＴＡ	学校の実態に応じて分類する。
	２　同窓会
	３　研究団体
	４　学校開放
	５　育成協
	６　中体連中文連
	７　一般

備考　１　文書中、常用となっているのは、常時保管していることをいう。

２　石狩市立学校管理規則第12条「学校には、学校教育法施行規則（昭和22年文部省令第11号）第28条第１項に規定するもの」の中の「学則及び入学者の選抜者及び成績考査に関する表簿」については、除外される。

３　「11　教育計画（日課表を含む）」とは、学校運営計画書（○○学校の教育）をいう。

４　「14　学校運営」とは、次のものとする。

(１)　時間割（基本型をもとに作成（使用）した時間割表（週時程表））

(２)　学校、学年、学級便り（通信）

５　「15　諸会議録」とは、次のものとする。

(１)　学年部会

(２)　運営委員会

(３)　その他会議

一部改正〔平成19年２月15日・21年３月31日・25年３月21日教育長決定・27年３月20日・令和２年３月31日・５年３月17日〕