○石狩市議会事務局職員旧姓使用取扱要綱
平成13年９月20日議会要綱第１号
石狩市議会事務局職員旧姓使用取扱要綱
（趣旨）
第１条 この要綱は、石狩市議会事務局に勤務する職員（議長以外の任命権者が任命した職員を含む。）が、在職中に婚姻、養子縁組その他の事由（以下「婚姻等」という。）により、戸籍上の氏を改めた後も、婚姻等の前の戸籍上の氏（以下「旧姓」という。）を職務上使用することに関して必要な事項を定めるものとする。
一部改正〔令和６年議会要綱１号〕
（定義）
第２条 この要綱において「職員」とは、地方公務員法（昭和25年法律第261号）第３条第２項に規定する一般職に属する職員をいう。
一部改正〔令和６年議会要綱１号〕
（旧姓の使用）
第３条 職員は、議長の承認を受けて、別表に掲げる事項において、旧姓を使用することができる。
（旧姓使用の申請）
第４条 旧姓を使用しようとする職員は、旧姓使用申請書（別記第１号様式）を事務局長の意見を付して、議長に提出しなければならない。
（旧姓使用の承認）
第５条 議長は、旧姓の使用を承認したときは、旧姓使用承認通知書（別記第２号様式）により、事務局長を経て、当該職員に通知するとともに当該職員の人事記録にその旨記載するものとする。
（他の任命権者の承認を受けた者の取扱い）
第６条 議長以外の任命権者から旧姓の使用の承認を受けた職員については、当該承認を受けたことを証する書類等の写しを次長に提出することにより、議長が旧姓の使用を承認したものとみなし、第４条及び第５条の規定による手続を省略できるものとする。
（承認等の取消し）
第７条 議長は、当該旧姓の使用の承認を受けた職員が第３条に規定する旧姓を使用できる事項以外の事項を使用したとき及び使用できる事項を使用した場合において、当該旧姓を使用する者又はその事務局の職務執行上支障があると認めるときは、当該旧姓を使用している職員の旧姓の使用の承認を取り消し、若しくは旧姓を使用できる事項の一部を取り消すことができる。
２ 議長は、前項の規定により旧姓の使用の承認若しくは旧姓を使用できる事項の一部を取り消したときは、事務局長を経て旧姓使用承認取消通知書（別記第３号様式）により当該職員に通知するとともに、旧姓の使用の承認を取り消した場合にあっては、当該職員の人事記録にその旨記載するものとする。
（中止届）
第８条 議長の承認を受けて旧姓を使用している職員が、その使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届（別記第４号様式）を事務局長を経て、議長に提出しなければならない。
（旧姓使用職員等の責務）
第９条 旧姓を使用する職員は、旧姓を使用するにあたって、常に市民、職務上の関係者及び職員間に誤解や混乱が生じないよう努めなければならない。
２ 事務局長は、職員の旧姓の使用に関し、適切な使用が図られるよう職員を指導しなければならない。
（書類の送付）
第10条 事務局長は、第５条の規定により旧姓の使用を承認したとき、第７条の規定により旧姓の使用の承認又一部を取り消したとき、又は第８条の規定により旧姓使用の中止の届出があったときは、当該職員に係る通知書又は届書の写しを市長部局に属する人事担当課長に送付するものとする。
（委任）
第11条 この要綱に定めるもののほか、旧姓の使用に関し必要な事項は、事務局長が定める。
附 則
（施行期日）
１ この要綱は、平成13年10月１日から施行する。
（経過措置）
２ この要綱の施行の日前に、在職中に婚姻等により戸籍上の氏を改めた職員は、この要綱の施行の日から平成13年12月30日までに、第４条の旧姓使用申請書を提出することにより、旧姓の使用の承認を受けることができる。
附 則（令和３年５月17日議会要綱第１号）
この要綱は、令和３年６月１日から施行する。
附 則（令和６年５月28日議会要綱第１号）
この要綱は、令和６年６月１日から施行する。
別表（第３条関係）
１ 単に氏名又は呼称の表示を目的としているもの |
(１) 職員配置表及びこれに類する文書等 |
(２) 事務分掌表 |
(３) 名札、名刺 |
(４) 関係機関が実施する各種講演会及びこれに類する催しでの氏名の表示及び呼称 |
(５) 公権力の行使に該当しない対外的に発する文書等で単に担当者の氏名及び連絡先等を明示するものとして使用する氏名 |
２ 市役所内部で使用される文書等 |
(１) 起案文書、報告文書及びこれらに類する文書等の起案者等として使用する氏名及び押印 |
(２) 復命書、研修受講報告書及びこれらに類する文書等に使用する氏名 |
(３) 関係機関が実施する研修受講申込に使用する氏名 |
(４) 石狩市職員自主研修支援要綱及び石狩市職員提案制度実施要綱に基づく申請等に使用する氏名 |
(５) 事務引継書に使用する氏名 |
(６) 一般共用車使用申込書、公共施設の使用申込書及びこれらに類する文書等に使用する氏名 |
(７) 電子メールで使用する氏名の表示 |
(８) 事務局及び市の行政機関が実施する職員へのアンケート調査等へ回答する場合に使用する氏名 |
３ 職員の身分及び権利義務に係る文書等で旧姓の使用による係争のおそれがないもの |
(１) 出勤簿に記載する氏名及び押印 |
(２) 出張命令簿に記載する氏名及び押印 |
(３) 年次有給休暇簿、週休日の振替命令・指定簿、代休日指定簿及びこれらに類する各種休暇に関する文書等に使用する氏名及び押印 |
(４) 職務に専念する義務の免除に関する申請に使用する氏名 |
(５) 営利企業等従事許可申請書に使用する氏名 |
(６) 職員が承認されている事項の旧姓を使用した各種届出及び申請に対する議長の通知文書、許可文書等 |
４ 上記１の項から３の項までに掲げるもの以外で事務局長が認めるもの |
一部改正〔令和３年議会要綱１号〕
別記第１号様式（第４条関係）
一部改正〔令和３年議会要綱１号〕
別記第２号様式（第５条関係）
別記第３号様式（第７条関係）
別記第４号様式（第８条関係）
一部改正〔令和３年議会要綱１号〕