○石狩市教育委員会事務局文書編集保存規程
平成４年12月22日教育長訓令第７号
〔注〕平成23年から改正経過を注記した。
石狩市教育委員会事務局文書編集保存規程
目次
第１章 総則（第１条―第４条）
第２章 編集及び製本（第５条―第11条）
第３章 保管（第12条）
第４章 保存（第13条―第16条）
第５章 引継ぎ（第17条―第20条）
第６章 閲覧及び貸出し（第21条―第28条）
第７章 廃棄（第29条―第34条）
第８章 書庫等の管理（第35条―第39条）
第９章 補則（第40条―第43条）
附則
第１章 総則
（趣旨）
第１条 この規程は、文書の編さん保存に関し必要な事項を定めるものとする。
一部改正〔平成27年教育長訓令１号〕
（定義）
第２条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(１) 主管課 当該文書に係る事案を所管する課（課に相当する組織を含む。）をいう。
(２) 完結文書 処理が完結した事案に係る文書をいう。
(３) 未完結文書 完結文書以外の文書のうち、決定を要しないものにあっては報告済みのものを、決定を要するもので施行を要しないものにあっては決定済みのものを、施行を要するものにあっては施行済みのものをいう。
(４) 保管 未完結文書及び第４条に規定する保存期間の起算日前までの間における完結文書を主管課で管理することをいう。
(５) 保存 完結文書を保存期間の起算日から廃棄の日までの間において総務企画課又は主管課で管理することをいう。
(６) 総務企画課保存文書 総務企画課において引継ぎを受けて保存中の文書をいう。
(７) 主管課保存文書 主管課において保存中の文書をいう。
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
（保存期間）
第３条 文書の保存期間は、その種類に応じ、永年、10年、５年、３年又は１年とする。ただし、法令の規定により保存期間の定めのある文書については、当該法令の定めるところによる。
２ 前項本文の保存期間に属する文書の基準は、次の各号の保存期間の区分に応じ、当該各号に定めるとおりとする。
(１) 永年
ア 条例及び規則その他重要な規程類の制定改廃に関する文書
イ 告示に関する文書で特に重要なもの
ウ 国及び道の教育行政機関の諸令達で将来の例証となる文書のうち特に重要なもの
エ 訓令、通達及び指令のうち特に重要なもの
オ 通知、申請、届出、報告、通達等で将来の例証となる文書のうち特に重要なもの
カ 教育委員会委員及び附属機関の委員の任免に関する文書
キ 総務企画課保管に係る職員の任命、賞罰等に関する文書及び履歴書
ク 表彰規程に基づく表彰に関する文書
ケ 訴訟に関する文書で重要なもの
コ 渉外に関する文書で特に重要なもの
サ 原簿、台帳、図面等で特に重要なもの
シ 調査研究報告書、統計書、年報等で特に重要なもの
ス 広報
セ 教育行政の沿革となる文書で特に重要なもの
ソ 教育行政の総合的な計画その他特に重要な事業の計画に関する文書
タ 諮問、答申等に関する文書で特に重要なもの
チ 契約書等で特に重要なもの
ツ その他永久保存の必要があると認められた文書
(２) 10年
ア 告示に関する文書で重要なもの
イ 国及び道の教育行政機関の諸令達で将来の例証となる文書のうち重要なもの
ウ 訓令、通達及び指令のうち重要なもの
エ 通知、申請、届出、報告、通達等で将来の例証となる文書のうち重要なもの
オ 会議に関する文書で重要なもの
カ 補助金等に関する文書で重要なもの
キ 表彰規程に基づかない表彰に関する文書
ク 渉外に関する文書で重要なもの
ケ 国の会計実地検査及び市の監査に関する文書
コ 工事の設計、検査等に関する文書
サ 重要な事業に関する文書
シ 諮問、答申等に関する文書で重要なもの
ス 契約書等で重要なもの
セ その他10年保存の必要があると認められた文書
(３) ５年
ア 訓令、通達及び指令で前２号に属さないもの
イ 通知、申請、届出、報告、通達等の文書
ウ 請願及び陳情等に関する文書
エ 諮問、答申等に関する文書
オ 非常勤職員の雇用等に関する文書
カ 予算、決算及び出納に関する文書
キ その他５年保存の必要があると認められた文書
(４) ３年
ア 出勤簿、年次有給休暇処理簿等
イ 出張命令簿、復命書等
ウ 通知、申請、届出、報告、進達等の文書で軽易なもの
エ 予算、決算及び出納に関する文書で軽易なもの
オ その他３年保存の必要があると認められた文書
(５) １年
ア 通知、報告、照会、回答等の文書で特に軽易な文書
イ その他１年保存の必要があると認められた文書
一部改正〔平成23年教委訓令１号・令和２年教育長訓令２号〕
（保存期間の起算日）
第４条 完結文書の保存期間の起算日は、該当文書に係る事業の処理が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の４月１日とする。ただし、次の各号に掲げる文書の保存期間の起算日は、当該各号に定める日とする。
(１) 暦年により処理する文書 当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する年の翌年の１月１日
(２) ４月１日から５月31日までの間の文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るもの 当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の４月１日
(３) 法令の規定により保存期間の起算日が定められている文書 当該法令で定める日
第２章 編集及び製本
（編集の方法）
第５条 未完結文書及び完結文書の編集は、次に定めるところにより主管課においてしなければならない。
(１) 教育長が第３条第２項の文書の基準に基づき定める文書分類表の分類項目（以下「分類項目」という。）ごとに区分すること。ただし、２以上の分類項目にわたる完結文書は、その主たる分類項目に区分すること。
(２) ４月１日から５月31日までの間の文書で前会計年度に属する歳入及び歳出に係るものは、前会計年度に区分すること。
(３) 台帳、帳簿その他の常時業務に使用する文書及び訴訟関係文書その他の数年にわたる事案に係る文書は、一括して編集すること。
(４) 前２号に掲げる文書以外の文書にあっては、会計年度（暦年により処理する文書にあっては、暦年）ごとに区分すること。
第６条 前条の規定により完結文書を編集する場合において、分類項目を異にする完結文書を参照する必要があるときは、別記第１号様式の参照票を編入しなければならない。
第７条 図面等本書につづり難い文書は、適宜に分離して編集することができる。この場合において、本書及び分離した図面等には、それぞれ別記第１号様式の参照票を添付しなければならない。
（製本の方法）
第８条 前３条の規定により編集した完結文書は、保存期間の起算日から30日を経過する日までに次に定めるところにより主管課において製本しなければならない。ただし、保存期間の起算日から30日を経過した日までに製本し難いものにあっては同日後に製本することができる。
(１) 厚さは、５センチメートルを標準とすること。ただし、保存期間が５年未満の完結文書及び厚さ５センチメートルを標準とすることが適当でない完結文書については、この限りでない。
(２) 別記第２号様式の文書目録を付けること。ただし、保存期間が５年未満の完結文書及び文書目録を付けないことに相当する理由がある完結文書については、この限りでない。
(４) 同一分類項目の完結文書を分冊して製本した場合は、１冊ごとに当該分類項目の全冊数及び分冊番号を前号の表紙及び背表紙に記入すること。
（保存箱）
第９条 第５条から第７条までの規定により編集した完結文書で製本し難いものは、前条の規定にかかわらず、保存箱に収納して製本に代えることができる。この場合において、保存箱の外面には、表紙を付けなければならない。
（適用除外）
第10条 前２条の規定は、主管課において保存する完結文書で、製本し、又は保存箱に収納することが適当でないものについては、適用しない。
（保存文書台帳の作成）
第11条 第８条及び第９条の規定により製本し、又は保存箱に収納した完結文書は、主管課において速やかに別記第５号様式の保存文書台帳に登記しなければならない。
２ 主管課において保存する完結文書で製本し、又は保存箱に収納することが適当でないものについては、保存期間の起算日から30日を経過する日までに保存文書台帳に登記しなければならない。
第３章 保管
（保管の場所）
第12条 保管は、主管課長が指定する場所でしなければならない。
第４章 保存
（主管課保存）
第13条 完結文書のうち次に掲げるものは、主管課において主管課長の指定する場所に保存しなければならない。
(１) 保存期間の起算日から１年を経過していないもの
(２) 保存期間の起算日から１年を経過したもので、保存期間が５年未満のもの
(３) 第15条又は第19条第１項の規定により総務企画課長の承認を得たもの
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
（総務企画課保存）
第14条 前条各号に掲げる完結文書以外の完結文書は、総務企画課において保存しなければならない。
２ 前条第１号及び第２号に掲げる完結文書のうち主管課において保存し難いものは、総務企画課において保存することができる。
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
（主管課保存の承認）
第15条 保存期間の起算日から１年を経過した完結文書で保存期間が５年以上のものを主管課において保存しようとするときは、主管課保存承認申請書（別記第６号様式）により総務企画課長の承認を得なければならない。
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
（保存文書台帳への登記）
第16条 前条の規定による主管課保存の承認がされたときは、主管課において保存文書台帳（別記第５号様式）にその旨を登記しなければならない。
第５章 引継ぎ
（引継ぎ）
第17条 第14条の規定により総務企画課において保存すべき完結文書は、毎年、総務企画課長が指定する日に、総務企画課に引き継がなければならない。ただし、総務企画課長がやむを得ないと認めたものについては、その都度引き継ぐことができる。
２ 第13条第３号に規定する完結文書は、主管課において保存する必要がなくなったときは、遅滞なく総務企画課に引き継がなければならない。
３ 前２項の規定により当該完結文書の引き継ぎをしようとするときは、別記第７号様式の保存文書引継書２通を当該完結文書とともに総務企画課へ提出しなければならない。
４ 完結文書を保存箱により総務企画課に引き継ぐときは、あらかじめ、総務企画課長に協議しなければならない。
５ 総務企画課長は、完結文書の引き継ぎを受けるときは、その編集及び製本の適否を審査し、訂正し、又は整備の必要を認めたものについては、補修させることができる。
６ 完結文書の引き継ぎを受けたときは、総務企画課において保存文書引継書１通に受領印を押し、当該引継書を主管課へ返付しなければならない。
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
（保存文書台帳への登記）
第18条 前条の規定により完結文書の引き継ぎが完了したときは、主管課及び総務企画課においてそれぞれ保存文書台帳にその旨を登記しなければならない。
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
（総務企画課保存文書の還付）
第19条 主管課において総務企画課保存文書の還付を受け、保存しようとするときは、別記第８号様式の総務企画課保存文書還付承認申請書により総務企画課長の承認を得なければならない。
２ 前項の規定により総務企画課保存文書の還付を受けたときは、主管課において総務企画課保存文書還付承認申請書に受領印を押さなければならない。
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
（還付文書の保存文書台帳への登記）
第20条 前条の規定により総務企画課保存文書の還付が完了したときは、総務企画課及び主管課においてそれぞれ保存文書台帳にその旨を登記しなければならない。
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
第６章 閲覧及び貸出し
（閲覧等の手続）
第21条 主管課保存文書を主管課の職員以外の職員が閲覧し、又はその貸出しを受けようとするときは、文書閲覧（借入・貸出）書（別記第９号様式）により主管課長の承認を得なければならない。
２ 総務企画課保存文書を閲覧し、又はその貸出しを受けようとする職員は、文書閲覧（借入・貸出）書により総務企画課長の承認を得なければならない。この場合において、当該職員が当該文書に係る主管課の職員以外のものであるときは、当該文書に係る主管課長の承認を併せて得なければならない。
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
（貸出期間）
第22条 保存中の文書の貸出期間は、10日以内とする。
（転貸及び庁外持出しの制限）
第23条 第21条の規定により貸出しを受けた文書（以下「借入文書」という。）は、他に転貸し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない場合において、貸出文書転貸等承認申請書（別記第10号様式）により、主管課保存文書にあっては主管課長の、総務企画課保存文書にあっては主管課長及び総務企画課長の承認を得たときは、この限りでない。
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
（閲覧文書及び借入文書の取扱い）
第24条 第21条の規定により閲覧している文書（以下「閲覧文書」という。）及び借入文書は、改編し、追補し、又は訂正してはならない。
２ 閲覧文書又は借入文書を損傷した者は、主管課保存文書にあっては主管課長に、総務企画課保存文書にあっては総務企画課長に、直ちに届け出てその指示を受けなければならない。
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
（閲覧等の拒絶）
第25条 主管課長及び総務企画課長は、文書管理上必要があると認めるときは、一時その閲覧若しくは貸出しを拒み、又は貸出期間中であってもその返納を求めることができる。
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
（閲覧文書又は借入文書の返納）
第26条 閲覧文書又は借入文書の返納を受けたときは、主管課長及び総務企画課長において文書閲覧（借入・貸出）書（別記第９号様式）に受領印を押さなければならない。
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
（部外者の閲覧等）
第27条 保存中の文書は、職員以外の者に貸し出してはならない。
２ 保存中の文書を職員以外の者に閲覧させるときは、当該文書に係る主管課長の承認を得なければならない。
（保管中の文書の閲覧及び貸出し）
第28条 第21条から前条までの規定は、保管中の文書について準用する。
第７章 廃棄
（廃棄の手続）
第29条 主管課保存文書で保存期間の満了したものは、主管課において、保存文書廃棄書（別記第７号様式）を作成し、教育長の決定を経て廃棄しなければならない。この場合において、第13条第３号に規定する主管課保存文書を廃棄したときは、主管課長は、保存文書廃棄書により総務企画課長に報告しなければならない。
２ 総務企画課保存文書で保存期間の満了したものは、総務企画課において保存文書廃棄書を作成し、主管課と協議のうえ、教育長の決定を経て廃棄しなければならない。
３ 前項の規定により総務企画課長保存文書を廃棄したときは、総務企画課長は、その旨を当該主管課長に報告しなければならない。
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
（廃棄文書の保存書台帳への登記）
第30条 前条第１項前段の規定により廃棄したとき及び同条第３項の規定により報告を受けたときは主管課において、同条第１項後段の規定により報告を受けたとき及び同条第２項の規定により廃棄したときは総務企画課において、それぞれ保存文書台帳に廃棄した旨を登記しなければならない。
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
（廃棄の方法）
第31条 廃棄する文書のうち、他に内容を知らされることにより支障を生ずると認められるものについては、裁断、溶解又は焼却その他適切な方法により廃棄しなければならない。
（廃棄の特例）
第32条 保存期間が永年の文書であって、総務企画課長が保存の必要がないと認めたものは、廃棄することができる。この場合においては、前３条の規定を準用する。
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
（保存の延長）
第33条 保存期間の満了した文書であって、なお保存の必要があると認められるものは、第29条の規定にかかわらず、次に定めるところにより引き続き保存することができる。
(１) 主管課保存文書については、主管課長の決定を経ること。
(２) 総務企画課保存文書については、主管課長は、保存延長承認申請書（別記第11号様式）により総務企画課長の承認を得ること。
２ 主管課長は、主管課保存文書のうち第13条第３号に規定するものを前項第１号の規定により保存を延長したときは、その旨を総務企画課長に報告しなければならない。
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
（保存期間延長文書の保存文書台帳への登記）
第34条 前条第１項の規定により保存を延長したときは主管課において、同項第２号の承認をしたとき及び前条第２項の規定により報告を受けたときは総務企画課において、それぞれ保存を延長した旨を保存文書台帳に登記しなければならない。
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
第８章 書庫等の管理
（書庫の管理）
第35条 書庫（全庁的に文書を収納することができる施設をいう。以下同じ。）は、総務企画課において管理しなければならない。
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
（書庫内の保全）
第36条 総務企画課長は、文書の損傷防止のため、常に、書庫内の通気、防湿等に努めなければならない。
２ 書庫内では、喫煙し、又は火気を取り扱ってはならない。
３ 書庫担当係員は、書庫の開閉の際は、書庫内を巡視して異常の有無を確かめなければならない。
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
（立入りの制限）
第37条 書庫には、書庫担当係員以外の者は立ち入ってはならない。ただし、総務企画課長の承認を受けた者は、書庫担当係員の立会いの下に出入りすることができる。
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
第38条 削除
（文書を保管し、保存する施設の管理）
第39条 第36条の規定は、書庫以外の文書を保管し、又は保存する施設の管理について準用する。
第９章 補則
（文書の保存の特例）
第40条 保存中の文書は、マイクロフィルムに撮影することができる。
２ 前項の規定により保存中の文書の撮影したマイクロフィルムは、当該文書の保存期間から既に経過した期間を控除した期間、保存しなければならない。
３ マイクロフィルムに撮影及び保存並びにマイクロフィルムに撮影済みの文書の取扱いについては、部長が定める。
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
（総務課長への引渡し）
第41条 第29条（第32条において準用する場合を含む。）の規定により廃棄の決定をした文書であって、市誌資料とすることが適当と認められるものについては、総務課長に引き渡さなければならない。
一部改正〔平成23年教委訓令１号・26年教育長訓令２号・令和２年２号〕
（出先機関の特例）
第42条 出先機関における文書の保管、保存、引継ぎ、閲覧、貸出し、廃棄及び書庫等の管理については、第３章から第８章の規定にかかわらず、当該出先機関の長の定めるところによる。
（雑則）
第43条 この規程に定めるもののほか、文書の編集、保存等について必要な事項は総務企画課長、出先機関にあっては当該出先機関の長の定めるところによる。
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
附 則
１ この規程は、平成５年１月１日から施行する。
２ この規程の施行の際現に保存中の文書の保存期間は、この規程による改正後の石狩市教育委員会事務局文書編集保存規程（以下「新規程」という。）第３条により定められた保存期間とみなす。
３ この規程の施行の際現に管理課で保存中の文書については、新規程第13条第１項の規定にかかわらず、管理課で保存することができる。
４ 前２項に定めるもののほか、改正前の石狩町教育委員会事務局文書編さん保存規程によりなされた承認、許可、請求その他の行為は、新規程に相当する規定がある場合には、新規程によりなされた承認、許可、請求その他の行為とみなす。
附 則（平成８年８月29日教育長訓令第９号）
この訓令は、平成８年９月１日から施行する。
附 則（平成８年８月29日教育長訓令第10号）
この訓令は、平成８年９月１日から施行する。
附 則（平成23年３月23日教委訓令第１号）
この訓令は、平成23年４月１日から施行する。
附 則（平成26年３月27日教育長訓令第２号）
この訓令は、平成26年４月１日から施行する。
附 則（平成27年２月25日教育長訓令第１号）
この訓令は、平成27年２月25日から施行する。
附 則（令和２年３月25日教育長訓令第２号）
この訓令は、令和２年４月１日から施行する。
別記第１号様式（第６条及び第７条関係）
別記第２号様式（第８条関係）
別記第３号様式（第８条関係）
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
別記第４号様式（第８条関係）
別記第５号様式（第11条、第16条、第18条、第20条、第30条、第34条関係）
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
別記第６号様式（第15条関係）
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
別記第７号様式（第17条、第29条関係）
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
別記第８号様式（第19条関係）
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
別記第９号様式（第21条、第26条関係）
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
別記第10号様式（第23条関係）
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕
別記第11号様式（第33条関係）
一部改正〔平成23年教委訓令１号〕